Facturen bewaren
Facturen bewaar je niet voor niets. Als ondernemer moet het van de wet, als particulier is het vooral verstandig. Hier lees je hoe lang je facturen bewaart, wat de Belastingdienst zegt over digitaal bewaren en hoe je ze netjes op orde houdt.
Dit is algemene informatie en geen juridisch advies.
De Rijksoverheid schrijft dat er voor particulieren geen wettelijke bewaarplicht is.
Toch is bewaren verstandig. Volgens de Rijksoverheid kan de Belastingdienst meestal tot 5 jaar terug belasting navorderen. Met je administratie kun je dan laten zien hoe het zit. Daarom adviseert de Rijksoverheid om je administratie in elk geval 5 jaar te bewaren.
Een factuur van een duur apparaat bewaar je het best langer, zie garantie of retour zonder bon.
Heb je een bedrijf, dan moet je je administratie bewaren. Dat heet de fiscale bewaarplicht. Alle facturen die je verstuurt en ontvangt horen daarbij. De bewaartermijn is:
De termijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is. De Belastingdienst geeft een voorbeeld: een leasecontract dat 4 jaar loopt, bewaar je die 4 jaar. Daarna begint de bewaartermijn van 7 jaar. Stop je met je bedrijf, dan blijf je je administratie bewaren tot de termijn om is.
Als ondernemer mag je facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren, schrijft de Belastingdienst. Dit is dus een regel voor ondernemers. De scan moet een juiste en volledige weergave van het origineel zijn. Voldoe je aan de voorwaarden, dan hoef je de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. De digitale administratie bewaar je 7 of 10 jaar, en de Belastingdienst moet hem binnen een redelijke termijn kunnen controleren.
Wat betekent volledig? Volgens de brochure van de Belastingdienst neem je alle bladzijden over, ook de achterkant, en de bijlagen. Let ook op de echtheidskenmerken. Dat zijn bijvoorbeeld de papiersoort, de kleur, het logo en een watermerk. Bij het scannen kunnen die verloren gaan. Kun je ze niet overnemen? Dan moet je dat compenseren met technische of organisatorische maatregelen. Je kunt de echtheid van een ontvangen factuur bijvoorbeeld aantonen door hem te koppelen aan de betaling op je bankafschrift.
Krijg je een factuur digitaal? Dan druk je die niet af, maar bewaar je hem digitaal, in de vorm waarin je hem kreeg. Komt de factuur als bijlage bij een mail, dan staat de echtheid achteraf niet vanzelf vast, zegt de brochure. Je moet dan extra organisatorische maatregelen nemen. Het bewaren van de oorspronkelijke mail kan helpen. De precieze eisen staan in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht.
Bonkee geeft geen boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies. Volgens de voorwaarden van Bonkee vervangt de app ook niet de originele kassabon of factuur. Of je scan aan de eisen van de Belastingdienst voldoet, moet je zelf nagaan. Twijfel je? Vraag het je boekhouder.
In Bonkee upload je een factuur als PDF of scan je een papieren factuur. Je markeert een factuur als privé of zakelijk. Zo zie je je zakelijke uitgaven apart, met de btw per tarief erbij, per kwartaal of per maand, en met de bonnen en facturen erachter, over de documenten die je bewaart. Gratis proef je dat met je eerste 5 documenten. Wil je een herinnering voor je Nederlandse btw aangifte, dan zet je die zelf aan. Met Premium bewaar je 350 documenten, exporteer je een periode naar een PDF, een Excel of een ZIP en stuur je je kwartaal naar je boekhouder: een ZIP met een Excel, een CSV en de foto's van je zakelijke bonnen en facturen. Bonkee telt op, jij doet de aangifte. Controleer een export altijd zelf, want er kunnen onjuistheden in staan. Hoe het scannen met de app werkt, staat bij bonnetjes scannen met je telefoon.
Bonkee bewaart je facturen, bonnen en aankoopbewijzen op één plek, privé en zakelijk uit elkaar. Je begint gratis.
Bonkee